Nasıl Başvurulur?

Erasmus+ Programı’na başvuru için aşağıdaki basamaklar takip edilmelidir:

1-    Başvuru Öncesi Kayıt İşlemi
2-    Program Ölçütlerine Uygunluk Kontrolü
3-    Mali Şartların Kontrolü
4-    Başvurunun Yapılması
5-    Başvuru Formuna Eklenecek Belgeler
6-    Başvuru Formunun Gönderilmesi

1- Başvuru Öncesi Kayıt İşlemi

Erasmus+ Programından yararlanmak isteyen tüm kurum/kuruluş/gruplar Avrupa Komisyonunun aşağıda belirtilen adımları izleyerek kayıt olmalı ve ilgili yasal ve finansal belgeleri kaydetmelidir.

  • İlk Adım: ECAS'e Üye Olunması
https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi 
adresinden Avrupa Komisyonu Doğrulama Hizmetine (ECAS: European Commission Authentication Service) üye olunuz.  
Adım adım ECAS'a nasıl üye olabileceğinizi ve daha sonraki bölümlerde anlattığımız veritabanına kayıt işlemi ile birlikte PIC numarasını nasıl alabileceğinizi açıklayan videoyu izlemek için aşağıdaki bağlantıya yıklayınız: 
Videolu anlatım: ECAS'a üyelik ve PIC no Alımı
İlgili kullanıcı kılavuzuna ise buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.

  • İkinci Adım: URF Kaydı (Katılımcı Portalı Veritabanına Kayıt Olunması)
http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/organisations/register.html
adresinden kuruluşunuzu/grubunuzu veritabanına kaydediniz. Bunu yapmak için ilgili sayfada "REGISTER ORGANISATION" butonuna tıklayınız. Yardım için ilgili kullanıcı kılavuzuna buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.
Katılımcı portalına kayıt sırasında girilen alanların hangilerinin başvuru formuna geldiğini öğrenmek için aşağıdaki bağlantıya tıklayınız. 
URF - Katılımcı Portalı Kaydı ile Başvuru Formu Arasındaki Bağlantılı Alanlar

Kayıt sırasında bazı kullanıcılarda son sayfadaki "Program Specific Information" listesinde Erasmus+ görünmeyebiliyor. Böyle bir durumda iseniz çıkış (Log out) yapınız, ardından tarayıcınızı kapatıp yeniden açınız ve aşağıdaki adrese giderek yeniden giriş (Log in) yapınız, bu kez kayıt sırasında veya My Organizations listesindeki kaydınıza MO (Modify Organization) işlemi yaparken Erasmus+'ı seçebileceksiniz.
http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/organisations/register.html

Görüldüğü gibi yukarıdaki adreste ‘ec.europa.eu’ ifadesinden sonra ‘education’ yazmaktadır (‘research’ değil), mutlaka bu adresten giriş yapılmalıdır.  

PIC kodunu evvelce almış olanlar da PIC numaralarını değiştirmeye gerek olmaksızın kayıtlarına yönelik pek çok bilgiyi değiştirebilecekleri gibi kuruluş tiplerini de değiştirebilirler (böylece başvuru formunda 'other' görünmesine engel olmuş olurlar. Bunu yapmak için; "My Organizations" kısmında kuruluşlarına ait kaydın sağ tarafındaki MO (Modify Organization) tuşuna basarak açılacak ekranın sol alt köşesinde bulunan "Choose Your Framework Programme" radyo butonu içinde Erasmus+ seçince yenilelen ekranın üst menüsünde en sağda belirecek EAC (LEAR tuşunun sağ tarafında beliriyor) tuşuna basarak kuruluş tiplerini seçebilirler ve "Update Your Data" tuşuna basarak bilgilerini bu şekilde güncelleyebilirler. Güncelleme işlemi bittikten sonra kaydınızı tekrar görüntülediğinizde "EAC" bağlantısının tekrar görünmemesinin önemi yoktur, bilgi sistemde kayıtlıdır. 

"My Organizations" kısmında kuruluşlarına ait kaydın sağ tarafındaki MO (Modify Organization) tuşu kuruluşunuzla ilgili pek çok değişikliği yapmayı sağladığı gibi, başlangıçta kuruluş tipini seçmeden kayıt yapmış olanlar da yukarıdaki paragrafta anlatılan işlemi yapmak suretiyle  kuruluş tiplerini değiştirebilirler ve böylece başvuru formunda "Other" görünmesini engelleyebilirler.

"Gayri Resmi Gençlik Grupları" kayıt sırasında kuruluş ismi olarak gruplarının ismini verecekler, ancak kaydın ikinci aşamasında "No, I'm a Natural Person" seçeneğini seçerek takip eden bölümde yasal temsilcinin bilgilerini gireceklerdir. Gençlik Grupları "Bussiness Registration Number" alanına yasal temsilciye ait TC Kimlik No, "Registration Date" olarak nüfus cüzdanı veriliş/değiştirilme tarihi ve "Registration Authority" olarak nüfus cüzdanı veren ilgili Nüfus Müdürlüğünü yazabilirler (...... Nüfus Müdürlüğü). Tüzel kişiliği bulunan kuruluşlar ise bu alanlara kuruluşlarına ait bilgileri gireceklerdir.
Kaydın son sayfasında mutlaka "Program Specific Information" olarak Erasmus+ seçerek kuruluşunuzun tipini seçmeyi unutmayınız. 
Başvuru sahipleri kayıt sırasında aşağıdaki belgeleri doldurarak sisteme yüklemelidir.

a

) Tüzel Kişilik Formu : 

 

Bu belge Avrupa Komisyonu Avrupa Birliği Sözleşmeleri için Formlar internet sayfasında 
 adresinde yer almaktadır. Forma ulaşmak için lütfen tıklayınız.

Tüzel Kişilik Formunu hem başvuran hem de ortaklar yüklemelidir. Aşağıda başvuranın türüne göre hangi tüzel kişilik formunun kullanılacağı hakkında bilgi yer almaktadır. 

Gençlik Grupları: "INDIVIDUAL"
Kar Amacı Güden Kuruluşlar: "PRIVATE COMPANIES"
Sivil Toplum Kuruluşları: "PRIVATE COMPANIES"
Kamu Kuruluşları: "PUBLIC ENTITIES"

Dikkat: Yukarıdaki formların içinde alt kısımda ayrıca hangi belgelerin (yasal temsilci kimlik/pasaport fotokopisi/tüzük/vakıf senedi, ticari sicil gaz. vs.) o formlara eklenmesi gerektiği de yazmaktadır. 

b) Finansal Bilgi (Tanımlama) Formu: 


Bu belge Avrupa Komisyonunun Avrupa Birliği Formlar sayfasında yer almaktadır. Belgeye ulaşmak için tıklayınız. Finansal Tanımlama Formunu yalnızca başvuran kuruluş yükleyecektir, ortaklar için gerekli değildir. Formun ilgili bölümü bankanız tarafından da imzalanmalıdır, ancak banka cüzdanı belgesi (hesap sahibinin adı ve hesap numarası görünür şekilde) taralı şekilde eklenir ise belgenin banka tarafından imzalanmasına gerek kalmaz. Banka hesapları mutlaka Avro cinsinden olmalı ve başvuran kuruluş adına açılmalıdır. Resmi Olmayan Gençlik Grubu için ise hesap yasal temsilci adına açılmalıdır. 

c) İlave Belgeler

 

(Proje toplam hibesi 60.000 Avro’dan fazla ise gereklidir): Başvuru sahibi kuruluş finansal kapasite analizi yapılabilmesine yönelik aşağıdaki belgeleri de sisteme yüklemelidir (Kamu kurumları, gruplar ve uluslararası kuruluşlar hariç).

  • Kuruluş yasal temsilcisi kuruluşlarının projeyi gerçekleştirmek için yeterli idari kapasite ve finansal yeterliliğe sahip olduğuna dair bir doğruluk beyanı imzalayarak sunacaktır.
  • Bilanço esasına göre çalışan kuruluşlar son bir yıla ait bilanço belgesi sunacaktır. Bilançonun aslı veya noter onaylı sureti sunulacaktır, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavirce onaylı olması esastır, ancak, biri muhasip üye ve diğeri yasal temsilci olmak üzere iki yetkilinin imzasını taşıyan bilançolar da kabul edilecektir.
  • İşletme defteri hesabına göre çalışan kuruluşlar son bir yıla ait işletme hesabı tablosu (gelir/gider tablosu) sunacaktır. Tablonun aslı veya noter onaylı sureti sunulacaktır, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavirce onaylı olması esastır, ancak, biri muhasip üye ve diğeri yasal temsilci olmak üzere iki yetkilinin imzasını taşıyan tablolar da kabul edilecektir.
  • Başarılı bir kayıt işleminin sonunda size bir PIC numarası verilecektir. PIC numarası hakkında bilgi aşağıda mevcuttur.
Kullanıcı Tanımlama Kodu (PIC): Veritabanına kayıt işlemi tamamlanır tamamlanmaz, sistem size dokuz (9) haneli bir kullanıcı tanımlama kodu (PIC) verecektir. Bu numarayı mutlaka kaydediniz. Bu kod başvuru yapmak isteyenlerin elektronik başvuru formlarına ulaşmalarını sağlayacak ve Ulusal Ajansların kuruluş/gruplar ile yapacağı tüm iletişimlerde kullanılacaktır.

Adım adım nasıl PIC numarası alacağınızı anlatan videoyu izlemek için
buraya tıklayınız.

2- Program Ölçütlerine Uygunluk Kontrolü

Başvuru sahipleri başvuru öncesinde aşağıdaki ölçütleri sağlamalıdır:

a) Uygunluk Ölçütleri

Uygunluk ölçütleri genel olarak proje türü, hedef grup ve böyle bir projeye hibe sağlamak için gerekli başvuru şartları ile ilgilidir. Eğer projeniz bu ölçütleri karşılamıyorsa, değerlendirmeye alınmaksızın reddedilir.


b) Eleme Ölçütleri


Başvuru sahipleri Avrupa Toplulukları genel bütçesinde uygulanan AB Finans Yönetmeliğinin 106 ve 107. Maddelerinde belirtilen şartlarda olmadıklarını beyan etmek zorundadırlar.  Başvuru sahipleri program kılavuzunun C bölümü Eleme Ölçütleri kısmında yer alan şartların herhangi birinin kapsamında iseler, Erasmus+ Programında yer almaktan men edileceklerdir.


c) Seçilme Ölçütleri


Seçilme ölçütleri, başvuru sahibinin projesini tamamlayacak finansal ve idari kapasiteye sahip olup olmadığının Ulusal Ajans tarafından değerlendirilmesine imkân verir. 


Finansal kapasite, başvuru sahibinin proje boyunca kendi faaliyetlerini sürdürmesine imkân verecek düzenli ve yeterli mali kaynaklara sahip olması anlamına gelmektedir. Finansal kapasite kontrolü kamu kurumları ve uluslararası kuruluşlar için yapılmaz.  

İdari kapasite, başvuranın öngörülen projenin yürütülmesi için gerekli mesleki / kurumsal yeterlik ve yetkinliğe sahip olduğunu göstermesi anlamına gelmektedir.

d) Hibe Ölçütleri


Hibe ölçütleri, Erasmus+ Programı çerçevesinde Ulusal Ajansa hibe almak üzere sunulan projenin kalitesini değerlendirme imkânı veren göstergelerdir.

Hibe ölçütleri internet sitemizde yayımlanacaktır.

3- Mali Şartların Kontrolü

Hibe, aşağıdaki türlerden herhangi birinde olabilir:
- Belgelendirilmiş (gerçek) masrafların belli bir oranının ödenmesi
- Kişi / gün / ülke / ortak vs. başına belirlenmiş tutarlar (Birim masraf ölçeği) temelinde ödeme
- Götürü miktarlar
- Düz oranlı finansman
- Üsttekilerin bileşimi.

Yeni programda seyahat bütçesi kilometre aralıklarına göre belirlenmiş sabit miktarlar üzerinden hesaplanacaktır. İki şehir arası mesafe (km) aşağıdaki sayfada şehir bilgileri girilerek bulunabilir:
http://www.ua.gov.tr/distance

Başvuru formunda aşağıdaki soruya "Evet" yanıtı verir iseniz "Kurumsal Destek" hibe tutarınız yarıya düşürülerek hesaplanır:
"Kuruluşunuz hangisidir? Bölgesel/Ulusal düzeyde bir kamu kurumu; bir bölgeler birliği; Avrupa Karasal İşbirliği Gruplandırması; ya da Kurumsal Sosyal Sorumluluk konusunda faaliyet gösteren ve kâr amacı güden yapı/kuruluş
Ancak, örneğin "Yerel" bir Kamu kuruluşu (Kaymakamlık, İl Müdürlüğü, Belediye, Okul, Üniversite, vs.)  iseniz yukarıdaki soruyu "Hayır" olarak işaretlemeniz hibe tutarınızın yarıya indirilmesini engelleyecektir.
Mali şartların detayları için program kılavuzunda ilgili faaliyetin finansman kuralları bölümünü inceleyiniz.

4- Başvurunun Yapılması

Başvuru Formlarının Doldurulması için Teknik Rehber (2015)

Hatasız bir başvuru yapabilmek için aşağıdaki adımların takip edilmesi gerekmektedir, konuyla ilgili ayrıntılı bilgilerin yer aldığı dosyaya buradan ulaşabilirsiniz

  • Başvuru yapmak için proje başvuru platformuna girilmeden önce başvuru öncesi kayıt işlemi (ECAS ve URF kaydı) yapılmalıdır.
  • ECAS ve URF kaydı tamamlandıktan sonra Proje Başvuru Platformuna girerek başvuru aşamasına geçilebilir. Başvuru formunu doldurmak için ayrıntılı bilgilere buradan ulaşabilirsiniz.
  • Başvuru  işlemi bittikten sonra TURNA Elektronik Proje Yönetim Sistemi'ne (https://turna.ua.gov.tr) kayıt olunmalıdır. TURNA hesabınız yok ise ilgili sayfada “Yeni Kullanıcı” bağlantısını kullanarak oluşturabilirsiniz.
  • Proje başvurunuzu Proje Başvuru Platformunda tamamladıktan sonra TURNA sistemine kullanıcı adı ve şifrenizle giriş yapınız ve “Başvuru İşlemleri” listesi içindeki “Başvuru Bilgisi Gönder” bağlantısına tıklayınız. Proje Başvuru Platformundan aldığınız “submission id” ile projenizi eşleştiriniz.

5- Başvuru Formuna Eklenecek Belgeler

  • Başvuru esnasında gerekli olan tüm ek belgelerin de başvuru formuna eklenmesi gerekmektedir. Belge ekleme işlemini başvuru formunda yer alan “Ekler” bölümünden yapınız. Bu bölümdeki ekleme alanı sayısı beş ile sınırlı olduğundan yüklemeden önce belgeleri gruplayıp birleştirilmiş şekilde eklemek gerekecektir. Eklenmesi gereken belgeler:
a) DOĞRULUK BEYANI:
Başvuru formunun çevrim içi gönderimi yapılmadan evvel doğruluk beyanı sayfasından çıktı alınarak imzalanmalı (kuruluş ise kaşe/mühür ile birlikte) ve taranarak e-form’a eklenmelidir.
b) ORTAKLIK YETKİ BELGELERİ (Mandate):
Ortaklık yetki belgeleri başvuru platformunda ekler bölümünde yer almaktadır. Bu belgelerin buradan indirilerek gerekli imzalar atıldıktan sonra başvuru formuna eklenmesi gerekmektedir. Yabancı ortaklar için İngilizce form, Türkiye’den ortaklar için Türkçe form kullanılabilir. Her bir ortak için ayrı ayrı oluşturulmalı ve ortak ile birlikte koordinatör tarafından da imzalanmalıdır (kuruluş ise kaşe/mühür ile birlikte). Taranarak e-form’a eklenmesi yeterlidir, ulusal ajansa postalanmayacaktır. "Project title" yazan here yere proje adı yazılmalıdır (üst bilgi alanı dahil). "Partner" yazan bölümlerde ortağın bilgisi, "coordinator" yazan bölümlerde ise koordinatörün bilgisi girilmelidir.
"Ortaklık Yetki Belgesi" eğer başvuru aşamasında eklenememiş ise daha sonra ulusal ajansın talebi üzerine değerlendirme aşamasında temin edilebilir, hiç bir durumda sözleşme aşamasından daha geç sunulamaz. 
c) FAALİYET TABLOLARI:
Faaliyet tablolarının formatına başvuru formunda yer alan ekler sekmesinden ulaşabilirsiniz. Faaliyet tablolarında akış no ve faaliyet no alanlarına ait bilgiler başvuru formunun G1 bölümünden alınacaktır. Faaliyet tarihlerine seyahat tarihleri dahil edilmeyecektir. Seyahat tarihleri (gidiş ve dönüş virgülle ayrılarak) ilgili kutusuna yazılacaktır. Başvuru formunun içinde faaliyet tarihlerinden ve detaylarından G. Ana Faaliyetler bölümünde de bahsetmeniz gerektiğini unutmayınız. O bölümdeki karakter sınırlaması nedeniyle vermek istediğiniz ilave bilgileri faaliyet tablosuna ekleyebilirsiniz. Faaliyet tablosunda saat vermeniz gerekli değildir, öğleden önce ve sonrası şeklinde anlatınız, gerekirse akşam yapılacak faaliyetleri öğleden sonra bölümünün sonuna ekleyiniz.

d)
Program rehberinde belirtilebilecek diğer ek belgeler

6- Başvuru Formunun Gönderilmesi

  • Projenizi yazmayı tamamladığınız zaman proje başvuru platformu sayfasının sol altında yer alan gönder tuşuna basmanız durumunda projenizin başvuru işlemi tamamlanacaktır.
  • Proje başvurunuzu Proje Başvuru Platformunda tamamladıktan sonra TURNA sistemine kullanıcı adı ve şifrenizle giriş yapınız ve “Başvuru İşlemleri” listesi içindeki “Başvuru Bilgisi Gönder” bağlantısına tıklayınız. Proje Başvuru Platformundan aldığınız “submission id” ile projenizi eşleştiriniz.

TURNA sistemi ile ilgili sorunlarınız için trnasp.support@ua.gov.tr adresine e-posta gönderebilirsiniz.

Başvuru formunun içeriği ile ilgili sorularınız için internet sitemizde (www.ua.gov.tr) ilgili faaliyetin tanıtıldığı bölümde bulunan “İletişim” sayfasını ziyaret ediniz.

Tüm başvurular çevrimiçi yapılacak olup, başvuru formları kâğıt çıktı olarak gönderilmeyecektir.

Başarılar dileriz.

Not: Sıkça sorulan sorulara ulaşmak için aşağıdaki bağlantıya tıklayınız.

SIKÇA SORULAN SORULAR