Başvuru Sonrası Süreç

Başvuruların Değerlendirilmesi

Başvurular Merkez Başkanlığımıza ulaştıktan sonra mümkün olan en kısa sürede ilgili programın veritabanına girilerek bundan sonra yapılacak tüm yazışma ve işlemlerde kullanılmak üzere, başvuru sahibine özel bir referans numarası verilecektir. Örnek: 2012 -1-TR1-COM09 -xxxxx.

Başvuru formunun Merkez Başkanlığımıza ulaştığını ve ilgili program tarafından teslim alındığını gösteren ve bundan böyle sürekli olarak kullanılacak olan referans numarasını içeren resmi bir "alındı" yazısı başvuru sahibinin adresine e-posta ile gönderilir. Bu belge başvurunun Merkez Başkanlığımızca teslim alındığını gösterir, başvurunun kabul edildiği anlamına gelmez.

Aynı döneme ait tüm başvurular Merkez Başkanlığımıza ulaştıktan sonra iki tür değerlendirme yapılır:

Uygunluk Kontrolü

Uygunluk kontrolünde başvuru, uygunluk kontrolü kriterlerini (eligibility criteria) taşıyıp taşımadığına göre değerlendirilir. Uygunluk kontrolü kriterlerinin tamamının sağlanması gerekir, kriterlerden birisi eksik olan başvurular içerik değerlendirmesine alınmadan reddedilir ve ret gerekçesi yazılı olarak başvuru sahibine bildirilir. Hazırlık Ziyaretleri ve İrtibat Semineri Uygunluk Kontrolü Kriterleri'ni inceleyiniz.

Hazırlık Ziyaretleri ve İrtibat Semineri Uygunluk Kontrolü Kriterleri

İçerik Değerlendirmesi

Uygunluk kontrolünü geçen başvurular içerik açısından değerlendirilir. Başvuru sahibinin başvuru formundaki sorulara verdiği cevaplar esas alınarak iki iç uzman tarafından içerik değerlendirmesi yapılır. Hibeler sınırlı olduğundan, başvurular aldıkları puanlara göre sıralanır ve hibe tahsisi en yüksek puan alan başvurudan başlayarak verilir. Hazırlık Ziyaretleri ve İrtibat Semineri İçerik Değerlendirme Kriterleri'ni inceleyiniz.

Hazırlık Ziyaretleri ve İrtibat Semineri İçerik Değerlendirme Kriterleri

2012 Avrupa Öncelikleri

2011 yılında ilgili programın Avrupa düzeyinde öncelikleri olup olmadığına lütfen 2011-2012 Genel Teklif Çağrısı'ndan inceleyiniz.

2012 Ulusal Öncelikler

2012 yılında ilgili programın Ulusal düzeyde öncelikleri olup olmadığını lütfen 2012 Ulusal Teklif Çağrısı belgesinden inceleyiniz.

Değerlendirme Sonrası Süreç

Değerlendirmeler tamamlandıktan sonra sonuçlar Merkez Başkanlığımız bünyesindeki Değerlendirme Komitesine sunulur. Komite, başvuruların usulüne uygun olarak değerlendirilip değerlendirilmediğini inceler ve sonuçları kabul veya ret listeleri olarak onaylanmak üzere Merkez Başkanı'nın onayına sunar. Başvuruların sonucu Başkan onayıyla kesinleşir. Başvuru reddedilmiş ise, bu durum yazılı olarak gerekçesiyle birlikte başvuru sahibine bildirilir. Başvuru kabul edilmiş ise, kabul yazısı resmi bir yazıyla bildirilir. Kabul yazısı gönderildikten sonra yararlanıcıya Hazırlık Ziyaretleri Hibe Sözleşmesi e-posta yoluyla gönderilir. Hibe sözleşmesi dikkatle okunmalı ve her sayfası yararlanıcı tarafından paraflanarak imza kısmı imzalanmalıdır. İki nüsha olarak imzalanan Hibe Sözleşmesi Merkez Başkanlığımıza tekrar gönderilmelidir. Merkez Başkanlığımıza ulaşan Hibe Sözleşmesi Merkez Başkanı (veya vekili) tarafından da imzalandıktan sonra bir nüshası yararlanıcıya gönderilir, diğer nüsha ise yararlanıcının dosyasına konulur. Karşılıklı imzalanan Hibe Sözleşmesinden sonra toplam hibenin %80'i peşin olarak ziyaret başlamadan, yararlanıcının sözleşmede belirttiği hesaba (bu hesabın bireysel değil, yararlanıcının Avro cinsinden kurumsal hesabı olması gerekir) ödenir.

Hazırlık Ziyaretine Katılım Sonrası Süreç

Hazırlık Ziyaretini tamamlayan yararlanıcı yurda döndüğünde 2012 Hazırlık Ziyaretleri Final Raporu Formunu faaliyetin bitiş tarihinden itibaren en geç 30 gün içinde doldurarak Merkez Başkanlığımıza sunma zorunluluğu vardır. Bu rapor ile birlikte katılım sertifikası ve uçak biniş kartlarının fotokopilerinin Merkez Başkanlığımıza sunulması gerekir. Seyahate ilişkin tüm belgeler (katılım sertifikası, bilet, fatura, makbuz, fiş, uçak biniş kartları, vize, yurtdışı çıkış harcı vs.), varsa özel ihtiyaçlar için yapılan masrafların ilgili belgelerinin istendiğinde Merkez Başkanlığımıza sunulmak üzere 5 yıl süreyle muhafaza edilmesi zorunludur. Söz konusu belgelerden birinin veya daha fazlasının istendiğinde sunulamaması durumunda Merkez Başkanlığımız yararlanıcı ile yapılan sözleşmeyi fesh etme ve kendisine ödenen tüm hibeyi geri alma hakkını saklı tutar. Uçak biniş kartları ve/veya katılım sertifikasının eksik olması durumunda ödeme yapılmaz, bunlar hiç sunulmadığı takdirde faaliyet gerçekleştirilmemiş sayılır ve hibenin tamamının iadesi yararlanıcıdan talep edilir. Uçak biniş kartlarının olmadığı ya da kaybedildiği durumlarda yararlanıcının, ilgili havayolundan uçuşun gerçekleştiğine dair yazı alması gerekir). Harcırah giderleri için herhangi bir belge sunma zorunluluğu yoktur.

Final raporunun mali harcama kısmını doldururken yararlanıcı, yaptığı geçerli harcamalarını ayrıntılı olarak (tarih, yolculuğun nereden nereye ve hangi tür vasıta ile yapıldığı vs.) yazarak, Merkez tarafından hibe sözleşmesinin imzalandığı gündeki Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen ve kendi internet sitesinde yayınlanan aylık muhasebe kuru üzerinden Avro'ya çevirmelidir.

Final raporunda gerçekleşenden daha az harcama yapıldığı beyan edilmişse, beyan edilen tutar esas alınır.

Final raporu onaylanan yararlanıcının bakiye kalan %20'lik hibesi, gerçekleşen miktar üzerinden hesaplanarak ödenir ya da gerçekleşenden fazla ödeme yapılmışsa iade talep edilir. Son ödeme de yapıldıktan sonra yararlanıcıya kapatma yazısı (closure letter) yazılır. Kapatma yazısında, yararlanıcıya süreç boyunca ne kadar ödeme yapıldığı, varsa kesintiler vs. bildirilir ve itiraz için 30 günlük süre verilir. Sürenin sonunda herhangi bir itiraz yapılmamışsa sözleşme sonlandırılır ve süreç sona ermiş olur.

Sürecin sona ermesinden sonra da yararlanıcılar sözleşme gereği, faaliyet ve harcamalarıyla ilgili tüm belgelerinin asıllarını beş yıl süreyle saklamak zorundadır.

İlgili Linkler ve Dökümanlar

2012 Genel Teklif Çağrısı

Avrupa Komisyonu Muhasebe Kuru

2012 Hazırlık Ziyaretleri Final Raporu

2012 Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP) Ulusal Teklif Çağrısı