Başvuruların Değerlendirilmesi

Başvurular Başkanlığımıza ulaştıktan sonra mümkün olan en kısa sürede Grundtvig Programının veritabanına girilerek bundan sonra yapılacak tüm yazışma ve işlemlerde kullanılmak üzere, başvuru sahibine özel bir referans numarası verilecektir. Örnek: 2013-TR01-GRU13-xxxxx.

Başvuru formunun Başkanlığımıza ulaştığını ve Grundtvig Programı tarafından teslim alındığını gösteren ve bundan böyle sürekli olarak kullanılacak olan referans numarasını içeren resmi bir “alındı” yazısı başvuru sahibinin adresine postalanır. Bu belge başvurunun Başkanlığımızca teslim alındığını gösterir, başvurunun kabul edildiği anlamına gelmez.

Aynı döneme ait tüm başvurular Başkanlığımıza ulaştıktan sonra iki tür değerlendirme yapılır:

1.   Uygunluk Kontrolü:

Uygunluk kontrolünde başvuru, ön kriterleri taşıyıp taşımadığına göre değerlendirilir. Uygunluk kriterlerinin tamamının sağlanması gerekir, kriterlerden birisi eksik olan başvurular içerik değerlendirmesine alınmadan reddedilir ve ret gerekçesi yazılı olarak başvuru sahibine bildirilir. Bunun için lütfen Uygunluk Kriterleri’ni inceleyiniz.

2.   İçerik Değerlendirmesi:

Uygunluk kontrolünü geçen başvurular içerik açısından değerlendirilir. Başvuru sahibinin başvuru formundaki sorulara verdiği cevaplar esas alınarak iki bağımsız dış uzman tarafından içerik değerlendirmesi yapılır. Hibeler sınırlı olduğundan, başvurular aldıkları puanlara göre sıralanır ve hibe tahsisi en yüksek puan alan başvurudan başlayarak verilir. Bunun için lütfen İçerik Değerlendirme Kriterleri’ni inceleyiniz.

2013 Avrupa Öncelikleri  

2013 Teklif Çağrısı döneminde Grundtvig Çalışma Grupları için herhangi bir Avrupa önceliği bulunmamaktadır.

2013 Ulusal Öncelikleri 

2013 Teklif Çağrısı döneminde içerik değerlendirmesindeki standart puanlara (100) ilave olarak ayrıca Grundtvig Çalışma Grupları için uygulanacak ulusal önceliklerimiz şunlardır:

- 2007'den itibaren Hayatboyu Öğrenme Programı kapsamında Grundtvig Öğrenme Ortaklıkları, Gönüllü Projeleri ve Grundtvig Çalışma Grupları kapsamında hiç hibe almamış kuruluşların başvuruları önceliklidir (ek 10 puan).   

-      Müze, kütüphane, cezaevi, bakımevi ile özel ihtiyaç sahibi ve dezavantajlı kişilerle çalışan kuruluşlardan gelen başvurular önceliklidir (ek 5 puan).   

Değerlendirme Sonrası Süreç

Değerlendirmeler tamamlandıktan sonra sonuçlar Başkanlığımız bünyesindeki Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP) Değerlendirme Komitesine sunulur. Komite, sonuçları değerlendirerek başvuruyu onaylar veya reddeder. Başvuru reddedilmiş ise, bu durum yazılı olarak gerekçesiyle birlikte yararlanıcıya bildirilir. 

Başvuru kabul edilmiş ise, kabul yazısı ile birlikte iki nüsha olarak hazırlanan Hibe Sözleşmesi ve ek(ler)i yararlanıcıya gönderilir. Hibe Sözleşmesi dikkatle okunmalı ve her sayfası yararlanıcı tarafından imzalanmalıdır. İki nüsha olarak imzalanan Hibe Sözleşmesi Başkanlığımıza tekrar gönderilmelidir. Başkanlığımıza ulaşan Hibe Sözleşmesi Merkez Başkanı (veya vekili) tarafından da imzalandıktan sonra bir nüshası yararlanıcıya gönderilir, diğer nüsha ise yararlanıcının dosyasına konulur.

Karşılıklı imzalanan Hibe Sözleşmesinden sonra toplam hibenin % 80'i peşin olarak faaliyet başlamadan, yararlanıcının sözleşmede belirttiği hesaba (bu hesabın kurumsal Avro hesabı olması gerekir) ödenir.

Faaliyet Sonrası Süreç

Yararlanıcı, hibenin % 80'ini aldıktan sonra Çalışma Grubunu usulüne uygun olarak gerçekleştirmekle yükümlüdür. Şayet mücbir bir sebep[1] (bu sebep Başkanlığımızca onaylanmış olmalıdır) dışında bir nedenle bu yükümlülük yerine getirilmezse, yararlanıcıya ödenen hibenin iadesi talep edilir. Mücbir bir sebeple Çalışma Grubu düzenlenememişse, yararlanıcının o güne kadar yaptığı geçerli harcamalar dışında kalan hibenin iadesi talep edilir.

Çalışma Grubunu tamamlayan yararlanıcı, Hibe Sözleşmesiyle birlikte gönderilen Grundtvig Çalışma Grupları Nihai Raporu’nu ve Hibe Sözleşmesinde belirtilen kanıtlayıcı ek belgeleri süresi içinde Başkanlığımıza sunmak zorundadır. Nihai raporda Çalışma Grubunun 10 kişinin altında katılımcının (bu katılımcıların yurtdışından katılmış olmaları gerekmektedir) ile yapıldığı tespit edilirse Çalışma Grubu geçersiz sayılır ve yararlanıcıdan hibenin tamamının iadesi talep edilir.

Nihai raporu onaylanan yararlanıcının, bakiye kalan % 20'lik hibesi ödenir. Son ödeme de yapıldıktan sonra yararlanıcıya bir kapatma yazısı (closure letter) yazılır. Kapatma yazısında, yararlanıcıya süreç boyunca ne kadar ödeme yapıldığı, varsa kesintiler vs. bildirilir ve itiraz için 30 günlük süre verilir. 30 günlük sürenin sonunda herhangi bir itiraz yapılmamışsa sözleşme sonlandırılır ve süreç sona ermiş olur.

Sürecin sona ermesine rağmen yararlanıcılar sözleşme gereği, faaliyetleriyle ilgili tüm belgelerinin asıllarını beş yıl süreyle saklamak zorundadır.

Katılımcılar İçin Başvuru Koşulları

Herhangi bir ülkedeki bir Grundtvig Çalışma Grubuna katılımcı olarak katılmak isteyen kişiler aşağıdaki şartları taşımalıdır:

- Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP)’na üye bir ülke vatandaşı olmak,

- Bu ülkeler dışındaki bir ülkenin vatandaşı olunması durumunda, başvurulacak programın niteliğine göre LLP’ye üye bir ülkede herhangi bir okul, yüksek öğrenim, mesleki eğitim veya yetişkin eğitimi kuruluşunda kayıtlı veya ilgili ülkenin kanunları çerçevesinde çalışma veya ikamet iznine sahip olmak.

- Yetişkin okur-yazarlığı alanında çalışıyor olmak.

- 18 yaşını doldurmuş olmak.

Katılımcı Başvurusu Nasıl Yapılır?

Bir Grundtvig Çalışma Grubuna katılımcı olarak katılmak için: Başvuru sahibi, Grundtvig Çalışma Grupları Kataoğu'ndan ilgi duyduğu bir Çalışma Grubu seçerek organizatör kuruluşa, kuruluşun belirlediği son başvuru tarihine uygun olarak doğrudan başvurmalıdır. Organizatör kuruluş başvuru sahibine bir başvuru formu gönderecek ve başvuru sahibi bu formu doldurarak organizatör kuruluşa tekrar gönderecektir. Nihai olarak, Çalışma Grubuna kabul edilip edilmediği organizatör kuruluş tarafından belirlenecektir.

Katılımcı, Çalışma Grubuna kabul edilmişse, organizatör kuruluşun kararı doğrultusunda biletlerini kendisi ya da organizatör kuruluş alacaktır. Her halukarda tüm seyahat masraflarını organizatör kuruluş ödeyecektir.

Katılımcı, Çalışma Grubuna katıldıktan sonra organizatör kuruluşça verilecek değerlendirme formunun bir nüshasını organizatör kuruluşun ulusal ajansına gönderecektir.

Grundtvig Çalışma Grubuna Katılmak İçin Yabancı Dil Şartı Var Mı?

Bir Çalışma Grubuna katılmak için başvurular doğrudan organizatör kuruluşa yapılacağı için Başkanlığımız herhangi bir yabancı dil şartı aramaz. Ancak organizatör kuruluş bu konuda asgari bir kriter belirleyebilir. İlgili kuruluşa başvuran kişiler bu kriterleri sağlamak durumundadırlar.

 

* Mücbir sebep, akit taraflardan herhangi birinin sözleşme uyarınca üstlendiği yükümlülüklerinden herhangi birini ifa etmesini önleyen, tarafların hatalarından veya ihmalinden kaynaklanmamış olan ve gerekli özen gösterilmiş olmasına karşın kaçınılamayan, tarafların kontrolü dışındaki, öngörülemeyen istisnai durum veya olay anlamına gelecektir. Ekipman ya da malzemedeki veya bunların kullanılabilir konuma getirilmesindeki kusur (mücbir sebep halleri dışında), iş anlaşmazlıkları, grevler veya mali güçlükler, yükümlülüğünü ifa edemeyen tarafça mücbir sebep olarak öne sürülemez.

İlgili Linkler ve Dökümanlar

Uygunluk Kriterleri

İçerik Değerlendirme Kriterleri