Başvuruların Değerlendirilmesi

Başvurular Başkanlığımıza ulaştıktan sonra mümkün olan en kısa sürede Grundtvig Programının veritabanına girilerek bundan sonra yapılacak tüm yazışma ve işlemlerde kullanılmak üzere, başvuru sahibine özel bir referans numarası verilecektir. Örnek: 2013-TUR01-GRU11-xxxxx.

Başvuru formunun Başkanlığımıza ulaştığını ve Grundtvig Programı tarafından teslim alındığını gösteren ve bundan böyle sürekli olarak kullanılacak olan referans numarasını içeren resmi bir “alındı” yazısı başvuru sahibinin kuruluşuna (çalışmayan ise kendisine) adresine postalanır. Bu belge başvurunun Başkanlığımızca teslim alındığını gösterir, başvurunun kabul edildiği anlamına gelmez.

Aynı döneme ait tüm başvurular Başkanlığımıza ulaştıktan sonra iki tür değerlendirme yapılır:

  • Uygunluk Kontrolü

Uygunluk kontrolünde başvuru, uygunluk kriterlerini taşıyıp taşımadığına göre değerlendirilir. Uygunluk kriterlerinin tamamının sağlanması gerekir, kriterlerden birisi eksik olan başvurular içerik değerlendirmesine alınmadan reddedilir ve ret gerekçesi yazılı olarak başvuru sahibinin kuruluşuna (çalışmayan ise kendisine) bildirilir. Bunun için lütfen Uygunluk Kriterleri’ni inceleyiniz.

  • İçerik Değerlendirmesi

Uygunluk kontrolünü geçen başvurular içerik açısından değerlendirilir. Başvuru sahibinin başvuru formundaki sorulara verdiği cevaplar esas alınarak iki bağımsız dış dış uzman tarafından içerik değerlendirmesi yapılır. Başvurular aldıkları puanlara göre sıralanır ve hibe tahsisi en yüksek puan alan başvurudan başlayarak verilir. Bunun için lütfen İçerik Değerlendirme Kriterleri'ni inceleyiniz.

Değerlendirme Sonrası Süreç

Değerlendirmeler tamamlandıktan sonra sonuçlar Başkanlığımız bünyesindeki Değerlendirme Komitesine sunulur. Komite, sonuçları değerlendirerek başvuruyu onaylar veya reddeder. Başvuru reddedilmiş ise, bu durum yazılı olarak gerekçesiyle birlikte başvuru sahibinin kuruluşuna (çalışmayan ise kendisine)bildirilir. 

Başvuru kabul edilmiş ise, kabul yazısı ile birlikte iki nüsha olarak hazırlanan Hibe Sözleşmesi ve ek(ler)i yararlanıcının kuruluşuna (çalışmayan ise kendisine) gönderilir.

Hibe Sözleşmesi dikkatle okunmalı ve her sayfası yararlanıcı tarafından imzalanmalıdır. İki nüsha olarak imzalanan Hibe Sözleşmesi Başkanlığımıza tekrar gönderilmelidir.

Başkanlığımıza ulaşan Hibe Sözleşmesi Merkez Başkanı (veya vekili) tarafından da imzalandıktan sonra bir nüshası yararlanıcıya gönderilir, diğer nüsha ise yararlanıcının dosyasına konulur.

Karşılıklı imzalanan Hibe Sözleşmesinden sonra toplam hibenin %80'i peşin olarak faaliyet başlamadan, yararlanıcının sözleşmede belirttiği hesaba (bu hesabın kurumsal değil, yararlanıcının Avro cinsinden bireysel hesabı olması gerekir) ödenir.

Faaliyete Katılım Sonrası Süreç

Yararlanıcı, hibenin %80'ini aldıktan sonra Asistanlığı gerçekleştirmekle yükümlüdür. Şayet mücbir bir sebep (bu sebep Başkanlığımızca onaylanmış olmalıdır) dışında bir nedenle bu yükümlülük yerine getirilmezse, yararlanıcıya ödenen hibenin iadesi talep edilir. Aynı şekilde, onaylanan bir Asistanlık dışında başka bir ev sahibi kuruluşta Asistanlık yapan yararlanıcılardan ödenen hibenin iadesi talep edilir. Mücbir bir sebeple Asistanlık yapılamamışsa, yararlanıcının o güne kadar yaptığı geçerli harcamalar dışında kalan hibenin iadesi talep edilir.

Yararlanıcının kusuru olmadan herhangi bir nedenle ertelenen durumlarda, Asistanlığın içeriğinde ve süresinde herhangi bir değişiklik olmaması kaydıyla, yararlanıcının tekrar başvuru yapmasına gerek yoktur. Böyle bir durumda, yararlanıcının Asistanlığın yeni tarihlerini belirten bir dilekçeyle Başkanlığımıza başvurması yeterlidir. Herhangi bir nedenle Asistanlık iptal edilmişse ya da yararlanıcı Asistanlığı mücbir bir sebeple gerçekleştiremiyorsa, aynı ev sahibi dahi olsa yeni bir başvuru yapmalıdır. Bu nedenle, kazanılmış hak iddiası yapılamaz. Sadece ilgili faaliyet tarihlerinin ya da yerinin ertelendiği/değiştiği durumlarda, yeni başvuru yapmaya gerek yoktur.

Asistanlığını tamamlayan yararlanıcı, Grundtvig Asistanlığı Nihai Raporu’nu ve Hibe Sözleşmesinde belirtilen kanıtlayıcı ek belgeleri süresi içinde Başkanlığımıza sunmak zorundadır. Bu belgelerden herhangi biri eksik olduğu takdirde, eksik olan belgenin niteliğine göre bakiye kalan %20'lik ödemeden ya eksik ödeme yapılır ya da hiç ödeme yapılmaz. Uçak biniş kartları ile katılım sertifikası eksik olursa ödeme yapılmaz, bunlar hiç sunulmadığı takdirde faaliyet gerçekleştirilmemiş sayılır ve hibenin tamamının iadesi yararlanıcıdan talep edilir.

Nihai raporu onaylanan yararlanıcının bakiye kalan %20'lik hibesi ödenir. Son ödeme de yapıldıktan sonra yararlanıcının kuruluşuna (çalışmayan ise kendisine) bir kapatma yazısı (closure letter) yazılır. Kapatma yazısında, yararlanıcıya süreç boyunca ne kadar ödeme yapıldığı, varsa kesintiler vs. bildirilir ve itiraz için 30 günlük süre verilir. Sürenin sonunda herhangi bir itiraz yapılmamışsa sözleşme sonlandırılır ve süreç sona ermiş olur. 

Sürecin sona ermesine rağmen yararlanıcılar sözleşme gereği, faaliyetleriyle ilgili tüm belgelerinin asıllarını beş yıl süreyle saklamak zorundadır.