Başvuruların Değerlendirilmesi

Başvurular Başkanlığımıza ulaştıktan sonra mümkün olan en kısa sürede Grundtvig Programının veritabanına girilerek bundan sonra yapılacak tüm yazışma ve işlemlerde kullanılmak üzere, başvuru sahibine özel bir referans numarası verilecektir. Örnek: 2013-TUR01-GRU14-xxxxx.

Başvuru formunun Başkanlığımıza ulaştığını ve Grundtvig Programı tarafından teslim alındığını gösteren ve bundan böyle sürekli olarak kullanılacak olan referans numarasını içeren resmi bir "alındı" yazısı başvuru sahibinin e-posta ile ya da normal posta ile gönderilir. Bu belge başvurunun Merkez Başkanlığımızca teslim alındığını gösterir, başvurunun kabul edildiği anlamına gelmez.

Aynı döneme ait tüm başvurular Başkanlığımıza ulaştıktan sonra iki tür değerlendirme yapılır:

1. Uygunluk Kontrolü:

Uygunluk kontrolünde başvuru, uygunluk kriterlerini taşıyıp taşımadığına göre değerlendirilir. Uygunluk kriterlerinin tamamının sağlanması gerekir, kriterlerden birisi eksik olan başvurular içerik değerlendirmesine alınmadan reddedilir ve ret gerekçesi yazılı olarak başvuru sahibine bildirilir. Bunun için lütfen Uygunluk Kriterleri'ni inceleyiniz.

2. İçerik Değerlendirmesi:

Uygunluk kontrolünü geçen başvurular içerik açısından değerlendirilir. Başvuru sahibinin başvuru formundaki sorulara verdiği cevaplar esas alınarak iki uzman tarafından ayrı ayrı içerik değerlendirmesi yapılır. Hibeler sınırlı olduğundan, başvurular aldıkları puanlara göre sıralanır ve hibe tahsisi en yüksek puan alan başvurudan başlayarak verilir. Bunun için lütfen İçerik Değerlendirme Kriterleri'ni inceleyiniz. Gönüllü projeleri iki taraflı olduğundan her iki ortağın ulusal ajansı tarafından ayrı ayrı değerlendirilir. Projenin kabul edilebilmesi için her iki değerlendirmeden de yeterli puan alması gerekir.

2013 Avrupa Öncelikleri 

2013 yılında Grundtvig Gönüllü Projeleri kapsamında herhangi bir Avrupa önceliği bulunmamaktadır.

2013 Ulusal Öncelikler 

2013 yılında, içerik değerlendirmesindeki standart puanlara (100) ilave olarak ayrıca Grundtvig Gönüllü Projeleri kapsamında uygulanacak ulusal önceliklerimiz şunlardır:

  • 2007'den itibaren Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP) kapsamında Grundtvig Öğrenme Ortaklıkları, Grundtvig Gönüllü Projeleri ve Grundtvig Çalışma Grupları kapsamında hiç hibe almamış kuruluşların başvuruları önceliklidir (ek 10 puan).
  • Müze, kütüphane, cezaevi, bakımevi ile özel ihtiyaç sahibi ve dezavantajlı öğrenicilerle çalışan kuruluşlardan gelen başvurular önceliklidir (ek 5 puan).

Değerlendirme Sonrası Süreç

Değerlendirmeler tamamlandıktan sonra sonuçlar Başkanlığımız bünyesindeki Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP) Değerlendirme Komitesine sunulur. Komite, sonuçları değerlendirerek başvuruyu onaylar veya reddeder. Başvuru reddedilmiş ise, bu durum yazılı olarak gerekçesiyle birlikte başvuru sahibine bildirilir. 

Başvuru kabul edilmiş ise, kabul yazısı ile birlikte iki nüsha olarak hazırlanan Hibe Sözleşmesi ve ek(ler)i yararlanıcıya (başvurusu kabul edilen başvuru sahiplerine "yararlanıcı" denir) gönderilir.

Hibe Sözleşmesi dikkatle okunmalı ve her sayfası yararlanıcı tarafından imzalanmalıdır. İki nüsha olarak imzalanan Hibe Sözleşmesi Başkanlığımıza tekrar gönderilmelidir.

Başkanlığımıza ulaşan Hibe Sözleşmesi Merkez Başkanı (veya vekili) tarafından da imzalandıktan sonra bir nüshası yararlanıcıya gönderilir, diğer nüsha ise yararlanıcının dosyasına konulur.

Karşılıklı imzalanan Hibe Sözleşmesinden sonra toplam hibenin %80'i peşin olarak yararlanıcının sözleşmede belirttiği hesaba (bu hesabın bireysel değil, yararlanıcının Avro cinsinden kurumsal hesabı olması gerekir) ödenir.

Projelerin İzlenmesi ve Yerinde Kontrolü

Yararlanıcılar, hibenin ilk ödemesini aldıktan sonra proje başvuru formunda belirttikleri tüm faaliyetleri gerçekleştirmekle yükümlüdürler. Faaliyet dönemi:

01 Ağustos 2013 – 31 Temmuz 2015 arasıdır

Başkanlığımızın Program yetkilileri ve/veya AB Komisyonu yetkilileri uygun gördükleri belli sayıdaki projeye önceden haber vermek suretiyle yerinde izleme (monitoring) ve yerinde kontrol (on the spot check) ziyaretleri yapabilirler. Bu ziyaretlerde projeyle ilgili tüm faaliyetler yerinde izlenebilir ve/veya projeyle ilgili belgeler detaylı incelemeye tabi tutulabilir. Başkanlığımız ve/veya AB yetkililerinin bu taleplerine yararlanıcılar her türlü imkanı sağlamakla yükümlüdür ve hiçbir yararlanıcı böyle bir uygulamadan imtina edemez.

Proje Tamamlandıktan Sonraki Süreç

Faaliyet dönemi bittikten sonra yararlanıcılar Grundtvig Gönüllü Projeleri Nihai Raporunudoldurarak faaliyetin bitiş tarihinden itibaren en geç 60 gün içinde Başkanlığımıza sunmak zorundadırlar. Nihai Rapor ile birlikte yerel proje faaliyetlerini, gönüllü hareketlilik faaliyetlerini ve proje çıktılarını kanıtlayacak ek belgelerin de sunulması zorunludur. Başvuru aşamasında öngörülen faaliyetlere ilişkin destekleyici belgeler sunulmadığı takdirde faaliyet gerçekleştirilmemiş sayılır ve faaliyetin niteliğine göre hibenin tamamı veya bir kısmının iadesi yararlanıcıdan talep edilir.

Başkanlığımız uzmanlarınca incelenen nihai raporlar onaylandığı takdirde yararlanıcıların bakiye kalan %20'lik hibeleri raporun Başkanlığımız tarafından kabul edilmesinden itibaren 45 gün içinde ödenir ya da kesinti yapılması halinde yararlanıcıdan iade talep edilir.

Nihai raporda, gerçekleşenden daha az harcama yapıldığı beyan edilmişse, beyan edilen tutar esas alınır.   

Son ödeme de yapıldıktan sonra yararlanıcıya kapatma yazısı (closure letter) yazılır. Kapatma yazısında, yararlanıcıya süreç boyunca ne kadar ödeme yapıldığı, varsa kesintiler vs. bildirilir ve itiraz için 30 günlük süre verilir. 30 günlük sürenin sonunda herhangi bir itiraz yapılmamışsa hibe sözleşmesi sonlandırılır ve süreç sona ermiş olur.

Sürecin sona ermesine rağmen yararlanıcılar sözleşme gereği, projeyle ilgili tüm belgelerinin asıllarını beş yıl süreyle saklamak zorundadır.