Başvuruların Değerlendirilmesi

Başvuru dönemi kapandıktan sonra tüm başvurular ilgili veri tabanlarına girilir ve bundan sonra Başkanlığımıza yapılacak tüm yazışma ve işlemlerde kullanılmak üzere, başvuru sahibine özel bir referans numarası verilir. Örnek: 2013-1-TR1-GRU12-XXXXX.

Başvuru formunun Başkanlığımıza ulaştığını ve Grundtvig Programı tarafından teslim alındığını gösteren ve bundan böyle sürekli olarak kullanılacak olan referans numarasını içeren resmi bir “alındı” yazısı başvuru sahibinin kuruluşunun adresine (çalışmayan başvuru sahibinin ev adresine) postalanır. Bu belge başvurunun Başkanlığımızca teslim alındığını gösterir, başvurunun kabul edildiği anlamına gelmez.

Aynı döneme ait tüm başvurular Başkanlığımıza ulaştıktan sonra iki tür değerlendirme yapılır:

Uygunluk Kontrolü

Uygunluk kontrolünde başvuru, uygunluk kriterlerini taşıyıp taşımadığına göre değerlendirilir. Uygunluk kriterlerinin tamamının sağlanması gerekir, kriterlerden birisi eksik olan başvurular içerik değerlendirmesine alınmadan reddedilir ve ret gerekçesi yazılı olarak başvuru sahibinin kuruluşuna (çalışmayan ise kendisine) bildirilir. Bunun için lütfen Uygunluk Kriterleri'ni inceleyiniz.

İçerik Değerlendirmesi

Uygunluk kontrolünü geçen başvurular içerik açısından değerlendirilir. Başvuru sahibinin başvuru formundaki sorulara verdiği cevaplar esas alınarak iki uzman tarafından içerik değerlendirmesi yapılır. Hibeler sınırlı olduğundan, başvurular aldıkları puanlara göre sıralanır ve hibe tahsisi en yüksek puan alan başvurudan başlayarak verilir. Bunun için lütfen İçerik Değerlendirme Kriterleri'ni inceleyiniz.

2013 Avrupa Öncelikleri

2013 yılında Grundtvig Ziyaret ve Değişimleri Faaliyeti için herhangi bir Avrupa önceliği bulunmamaktadır.

2013 Ulusal Öncelikleri

2013 yılında, içerik değerlendirmesindeki standart puanlara (100) ilave olarak ayrıca Grundtvig Ziyaret ve Değişimleri Faaliyetine için uygulanacak 15 puanlık ulusal öncelikler şunlardır:

  • 2007'den itibaren Hayatboyu Öğrenme Programı kapsamında Grundtvig Programı'nın herhangi bir bireysel faaliyetinden hiç hibe almamış başvuru sahipleri önceliklidir (ek 10 puan).
  • Müze, kütüphane, cezaevi, bakımevinde ve özel ihtiyaç sahibi ve dezavantajlı öğrenicilerle çalışan başvuru sahipleri önceliklidir (ek 5 puan).

Değerlendirme Sonrası Süreç

Değerlendirmeler tamamlandıktan sonra sonuçlar Başkanlığımız bünyesindeki Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP) Değerlendirme Komitesine sunulur. Komite, sonuçları değerlendirerek başvuruyu onaylar veya gerekçeli olarak reddeder. Başvuru reddedilmiş ise, bu durum yazılı olarak gerekçesiyle birlikte başvuru sahibinin kuruluşuna (çalışmayan ise kendisine) bildirilir.

Başvuru kabul edilmiş ise, kabul yazısı ile birlikte iki nüsha olarak hazırlanan Hibe Sözleşmesi ve ek(ler)i yararlanıcının kuruluşuna (çalışmayan ise kendisine) gönderilir.

Hibe Sözleşmesi dikkatle okunmalı ve her sayfası yararlanıcı tarafından imzalanmalıdır. İki nüsha olarak imzalanan Hibe Sözleşmesi Başkanlığımıza tekrar gönderilmelidir.

Başkanlığımıza ulaşan Hibe Sözleşmesi Merkez Başkanı (veya vekili) tarafından da imzalandıktan sonra bir nüshası yararlanıcıya gönderilir, diğer nüsha ise yararlanıcının dosyasına konulur.

Karşılıklı imzalanan Hibe Sözleşmesinden sonra toplam hibenin %80'i (AB Komisyonu ile Başkanlığımız arasındaki anlaşmalara bağlı olarak bu oran değişebilir) peşin olarak faaliyet başlamadan, yararlanıcının sözleşmede belirttiği hesaba (bu hesabın kurumsal değil, yararlanıcının Avro cinsinden bireysel hesabı olması gerekir) ödenir.

Faaliyete Katılım Sonrası Süreç

Yararlanıcı, hibenin ilk ödemesini aldıktan sonra faaliyete katılmakla yükümlüdür. Şayet mücbir bir sebep[1] (bu sebep Başkanlığımızca onaylanmış olmalıdır) dışında bir nedenle bu yükümlülük yerine getirilmezse, yararlanıcıya ödenen hibenin iadesi talep edilir. Aynı şekilde, onaylanan bir faaliyet dışında başka bir faaliyete katılan yararlanıcıdan ödenen hibenin iadesi talep edilir. Mücbir bir sebeple faaliyete katılım mümkün olmazsa, yararlanıcının o güne kadar yaptığı geçerli harcamalar dışında kalan hibenin iadesi talep edilir.

Yararlanıcının kusuru olmadan herhangi bir nedenle ertelenen bir faaliyet için, faaliyetin içeriğinde, yerinde, süresinde ve ücretinde herhangi bir değişiklik olmaması ve aynı Teklif Yılı içerisinde olması kaydıyla, yararlanıcının tekrar başvuru yapmasına gerek yoktur. Böyle bir durumda, yararlanıcının faaliyetin yeni tarihlerini belirten bir dilekçeyle Başkanlığımıza başvurması yeterlidir. Herhangi bir nedenle faaliyet iptal edilmişse ya da yararlanıcı ilgili faaliyete mücbir bir sebeple katılamıyorsa, hibe sözlşemesi iptal edilir ve yararlanıcının, başka bir ziyarete katılması için yeni bir hibe başvurusu yapması gerekir.

Faaliyetini tamamlayan yararlanıcı yurda döndüğünde Grundtvig Ziyaret ve Değişimleri Nihai Raporu’nu faaliyetin bitiş tarihinden itibaren en geç bir ay içinde doldurarak Başkanlığımıza sunma zorunluluğu vardır. Bu rapor ile birlikte seyahate ilişkin tüm belgeler (bilet, fatura, makbuz, fiş, uçak biniş kartları, vize, yurtdışı çıkış harcı vs.), varsa yabancı dil, kültürel ve pedagojik hazırlıklarla ilgili belgelerin birer kopyalarının Başkanlığımıza sunulması gerekir. Bu dokümanlardan herhangi biri eksik olduğu takdirde, eksik olan belgenin niteliğine göre bakiye kalan %20'lik ödemeden ya eksik ödeme yapılır ya da hiç ödeme yapılmaz (uçak biniş kartları ile katılım sertifikası eksik olursa ödeme yapılmaz, bunlar hiç sunulmadığı takdirde faaliyet gerçekleştirilmemiş sayılır ve hibenin tamamının iadesi yararlanıcıdan talep edilir. Uçak biniş kartlarının olmadığı ya da kaybedildiği durumlarda yararlanıcının, ilgili havayolundan uçuşun gerçekleştiğine dair yazı alması gerekir).

Nihai raporun mali harcama kısmını doldururken yararlanıcı, yaptığı geçerli harcamalarını ayrıntılı olarak (tarih, yolculuğun nereden nereye ve hangi tür vasıta ile yapıldığı vs.) belirtmeli ve Avro cinsinden yazmalıdır.

Nihai raporda gerçekleşenden daha az harcama yapıldığı beyan edilmişse, beyan edilen tutar esas alınır.

Nihai raporu onaylanan yararlanıcının bakiye kalan %20'lik hibesi, gerçekleşen miktar üzerinden hesaplanarak ödenir ya da gerçekleşenden fazla ödeme yapılmışsa iade talep edilir. Son ödeme de yapıldıktan sonra yararlanıcının kuruluşuna (çalışmayan ise kendisine) kapatma yazısı (closure letter) yazılır. Kapatma yazısında, yararlanıcıya süreç boyunca ne kadar ödeme yapıldığı, varsa kesintiler vs. bildirilir ve itiraz için 30 günlük süre verilir. Sürenin sonunda herhangi bir itiraz yapılmamışsa sözleşme sonlandırılır ve süreç sona ermiş olur.

Sürecin sona ermesinden sonra da yararlanıcılar sözleşme gereği, kurs ve harcamalarıyla ilgili tüm belgelerinin asıllarını beş yıl süreyle saklamak zorundadır.

Mücbir sebep, akit taraflardan herhangi birinin sözleşme uyarınca üstlendiği yükümlülüklerinden herhangi birini ifa etmesini önleyen, tarafların hatalarından veya ihmalinden kaynaklanmamış olan ve gerekli özen gösterilmiş olmasına karşın kaçınılamayan, tarafların kontrolü dışındaki, öngörülemeyen istisnai durum veya olay anlamına gelecektir. Ekipman ya da malzemedeki veya bunların kullanılabilir konuma getirilmesindeki kusur (mücbir sebep halleri dışında), iş anlaşmazlıkları, grevler veya mali güçlükler, yükümlülüğünü ifa edemeyen tarafça mücbir sebep olarak öne sürülemez.

İlgili Linkler ve Dökümanlar

Uygunluk Kriterleri

İçerik Değerlendirme Kriterleri