UYGULAMA SÜRECİ
Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Programları çerçevesinde başvurusu kabul edilen proje sahipleri proje faaliyetlerini; kendileri ile imzalanan hibe sözleşmesi ve ekleri, ilgili yıla ait program rehberi ve Erasmus+ Kalite Standartları'na göre gerçekleştirmekle yükümlüdürler. Proje için tahsis edilen azami hibe miktarı ve hibe kalemlerine ait detaylar hibe sözleşmesinde yer almaktadır. Hibe ödemeleri, proje kapsamında yapılacak harcamalarda KDV muafiyetinden faydalanılması, ilerleme raporu, denetleme, nihai rapor, sonuçların yaygınlaştırılması ve kullanılması gibi proje uygulama sürecinde izlenecek adımlarla ilgili aşağıda yer alan başlıklara tıklanarak detaylı bilgiye erişilebilir. Projelerin yürütülmesi sürecinde ihtiyaç duyulabilecek detaylı her türlü bilgi ve belgeye ulaşabilmek için faydalı dokümanlar bölümünün incelenmesi önerilmektedir.
SÖZLEŞME SÜRECİ
İlgili teklif çağrısı dönemi için alınan başvuruların değerlendirme süreci tamamlandıktan sonra hibe almaya hak kazanan projeler Türkiye Ulusal Ajansı web sayfasında kamuoyuna ilanen duyurulur ve değerlendirme sonuçları taraflara elektronik ortamda bildirilir.
Sonuçların ilanından sonra Başkanlığımızın proje yönetim platformu olan TURNA sistemi üzerinden hibe almaya hak kazanan kurumlar tarafından, hibe sözleşmesinin hazırlanabilmesi için gerekli olan, Sözleşme Bilgi Formu’nun çevrimiçi olarak doldurulması gerekmektedir.
Sözleşme Bilgi Formuna ulaşmak için projenizin TURNA’da bireysel hesabınızla eşleştirilmiş olması gerekmektedir. TURNA sistemine girişler e-devlet üzerinden bireysel olarak yapılmaktadır. Projelerine erişmek isteyen bireysel hesaplı yararlanıcıların proje/başvuru eşleştirme veya kurum yetkilisi olarak tanımlanması işlemlerine ait bilgilendirme videosuna bu bağlantı ile erişim sağlanabilir.
Bu aşamada, sözleşme öncesi tamamlanması gereken çeşitli belgelerin hazırlanması ve Ulusal Ajansa sunulması gerekmektedir. Aşağıda genel belgeler yer almaktadır. Proje türlerine özgü farklı belgelerin talep edilmesi söz konusu olabilir.
Son yıla ait Islak imzalı/mühürlü Mali Müşavir onaylı gelir-gider tablosu veya bilanço TURNA sistemine yüklenecektir.
Finansal Kimlik Belgesi (Sözleşme Bilgi Formu’ndaki vadesiz avro hesabı ile aynı hesap olması gerekmektedir. )
Tüzel Kişilik Belgesi
Yukarıda belirtilen belgelerin yararlanıcılar tarafından Kurum Kayıt Sistemi’ne (Organisation Registration Systrem, ORS) kurum/kuruluş/grubun yetkili e-postası ile giriş yapılarak ''Organisations'' menüsünden ''My Organisations'' bölümü seçilip ''Documents'' kısmına yüklenmesi gerekmektedir.
Diğer Destekleyici Belgeler (Proje uzmanınız size bildirimde bulunacaktır.)
Yukarıda sayılanlara ek olarak;
Proje işlemleri için kişilerin yetkilendirilmesine dair Karar örneği (Karar Defterinin ilgili sayfaları).
Projenizle ilgili herhangi bir konuda Türkiye Ulusal Ajansı ile temasa geçilmesi gerektiğinde proje numarasının kullanılması gerektiği unutulmamalıdır. Projede meydana gelecek ve sözleşmeye tabi herhangi bir değişikliğin (tarih değişiklikleri, banka bilgileri, adres bilgileri, irtibat kişisi değişikliği, ortak değişikliği, katılımcılar, proje sorumlusu vs.) derhal yazılı olarak tarafımıza bildirilmesi gerekmektedir. Değişen bilginin türüne göre veri tabanları güncellenir ya da ek sözleşme düzenlenerek değişiklik yazılı olarak kayıt altına alınır.
Sözleşme Bilgi Formu doldurulduktan sonra hibe sözleşmesi Türkiye Ulusal Ajansı tarafından hazırlanarak elektronik ortamda yararlanıcıların imzasına sunulmaktadır. Hibe sözleşmeleri HİM (Harici Elektronik İmza) Belge İmzalama aracılığı ile yapılacaktır (HİM kılavuzu için tıklayınız).
Sözleşmenizin imzalanmasının akabinde ön ödemenizin ilk taksitinin yapılabilmesi için aşağıda belirtilen hususların yerine getirilmesi gerekli olup aksi takdirde ön ödeme yapılamayacaktır. Ön ödemenin yapılabilmesi için sözleşmeleri ile birlikte yukarıda bahsi geçen destekleyici belgelerin “güncel olarak” sözleşmenin imza tarihinden sonra 1 ay içerisinde TURNA sistemine ek olarak yüklemesi gerekmektedir.
ÖDEMELER
Ön Ödeme: Ön ödemenin amacı yararlanıcıya avans sağlamaktır. Hibe tahsis edilerek sözleşme imzalanan projelerin ilk ödemesi, sözleşmede belirtilen oranda ve avro cinsinden ilgili koordinatörlük tarafından 30 gün içerisinde yararlanıcının sözleşmede ibraz ettiği banka hesabına yapılır.
Ek Ödeme: Her proje türünde ara ödeme olmamakla birlikte, hibe sözleşmesinde yer alması halinde ara ödeme(ler) sözleşmede belirtilen tarih ve şekilde yapılır.
Nihai Ödeme (Bakiye Ödemesi): Kabul edilen toplam hibe - Ön Ödemeler Toplamı = Nihai Ödemeyi oluşturur.
Nihai ödeme/iade işlemi ise, proje bitimini takiben sunulacak nihai raporun değerlendirilmesi sonrasında yapılır. Bakiyenin artı çıkması halinde, bakiye ödemesi yapılır. Bakiyenin eksi çıkması halinde, tutar iade alınır.
İLERLEME/ARA RAPOR
Ara Rapor: Ön ödemenin taksitle yapılması durumunda kuruluşlar ilk taksitin ödenmesinden sonra kalan ön ödeme tutarını alabilmek için sözleşme hükümlerinde belirtilen tarihlerde ara rapor sunmakla yükümlüdür.
İlerleme Raporu: Hibe sözleşmesinde yer alması durumunda kuruluşlar projede gerçekleştirdikleri faaliyetlere ilişkin bir ilerleme raporu sunmakla yükümlüdür.
SONUÇLARIN YAYGINLAŞTIRILMASI VE KULLANILMASI
İlgili konudaki detaylı bilgi için lütfen tıklayınız.
NİHAİ RAPOR SÜRECİ
Proje kapsamında gerçekleştirilen (doğrudan Avrupa Birliği hibesi ile desteklenmeyen faaliyetler dâhil) tüm faaliyetlerle ilgili bilgileri kaydetmek raporlamak için Avrupa Komisyonu tarafından sağlanan çevrim içi raporlama ve yönetim aracı (Beneficiary Module) kullanılır.
Nihai rapor kontrolü, yararlanıcının hak kazandığı nihai hibe miktarını belirlemek için yararlanıcının Beneficiary Module sisteminden sunacağı nihai rapor üzerinden yapılan incelemedir. Bu rapor, yararlanıcının hibenin bakiye kısmına ilişkin ödeme talebi olarak kabul edilir. Yararlanıcının raporda sunulan bilgilerin eksiksiz, güvenilir ve doğru olduğunu tasdik etmiş olduğu kabul edilir.
Yararlanıcı, projenin bitiş tarihinden itibaren 60 takvim günü içerisinde projenin uygulanmasıyla ilgili olarak bir nihai rapor hazırlamalıdır. Nihai raporun daha erken sunulması, Hibe Sözleşmesinin erken feshedilmesi talebi olarak değerlendirilir ve daha düşük bir değerlendirme puanı ile sonuçlanabilir. Nihai rapor sunulmama halinde Türkiye Ulusal Ajansı sözleşmeyi feshedebilir ve hibede kesinti yapabilir. Detaylı bilgi hibe sözleşmesinde yer almaktadır.
Projenin yetersiz, kısmi ya da geç uygulanması, Türkiye Ulusal Ajansı tarafından, yararlanıcının sunduğu nihai rapora bağlı olarak belirlenebilir. Buna ek olarak, Türkiye Ulusal Ajansı, projenin sözleşme hükümlerine uygun şekilde uygulanmadığını kanıtlayan herhangi başka bir ilgili kaynaktan alınan bilgileri de göz önünde bulundurabilir. İlgili diğer bilgi kaynakları, Türkiye Ulusal Ajansının gerçekleştirdiği izleme ziyaretleri, ara raporları, ayrıntılı kontroller ya da yerinde kontroller olabilir.
Nihai rapor, toplam azami 100 puan üzerinden puanlanır. Nihai rapor toplamda 60 puanın altında puan alırsa, Türkiye Ulusal Ajansı, rapor edilen tüm faaliyetler uygun ve fiilen gerçekleşmiş olsa bile, faaliyetin yetersiz, kısmi ya da geç uygulanması sebebiyle hibe miktarında kesinti yapabilir.
___
Projeler yaygınlaştırma ve sonuçların kullanımı yollarıyla, proje süresinin kapanışından sonra da devam eder. Proje faaliyetlerine ilişkin etkinin ölçülmesi ve proje sonuçlarının yaygınlaştırılıp sürdürülebilmesi için etkili yöntemler geliştirilmesi beklenmektedir. Projelerin yaygınlaştırılması tüm proje süreci içinde ve sonrasında devam ettirilmelidir. İyi bir yaygınlaştırma, proje faaliyetleriyle ilgili, iyi tanımlanmış ve planlı olmalıdır. Bu süreç, sonuçların etkin bir şekilde yaygınlaştırılması için proje başlangıcında tasarlanmış olmalıdır. Proje süresince ve sonrasında neyin, ne amaçla, ne zaman, kimlere ve nerede yaygınlaştırılacağına ilişkin bir yaygınlaştırma programı hazırlanmalıdır. Proje sonuçları yeni alanlara transfer edilebilecek, hibe süreci sona erdikten sonra da sürdürülebilecek ve gelecekteki politika ve uygulamaları etkileyebilecek şekilde başkalarının ihtiyaçlarına yönelik geliştirilmeli ve kullanılmalıdır. Bununla birlikte yaygınlaştırma ve sonuçların kullanımına yönelik faaliyetlerin türü ve kapsamı geliştirilen projenin türüne ve özel ihtiyaçlarına göre geliştirilmeli ve orantılı olmalıdır. Bu, projenin süreç odaklı olup olmaması, somut çıktılar üretecek olup olmadığı, küçük ya da büyük ölçekli katılımcı kuruluşlar tarafından geliştirilip geliştirilmediği gibi etmenlere göre değişiklik gösterebilir. Bahsi geçen konulara ilişkin olarak detaylı bilgi edinmek üzere Erasmus+ Program Rehberi ve Avrupa Dayanışma Programı Rehberi ilgili bölümleri ile birlikte, internet sayfamızın yaygınlaştırma ve sonuçların kullanımı bölümlerinden faydalanılabilir.
Yukarıda belirtilen hususlardan farklı olarak, proje yürütülmesi sırasında ihtiyaç duyulabilecek her türlü bilgi/belge için, ilgili proje türü için oluşturulan faydalı dokümanlar bölümünün incelenmesi önerilmektedir.
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı
Copyright © 2019 - Ulusal Ajans
Ehlibeyt Mah. Mevlana Bulvarı No:181 06520 Çankaya / ANKARA
03124096000
03124096009