2018 Yılı KA102 Kabul Proje Sahiplerinin Dikkatine:

Erasmus+ Programı Mesleki Eğitim Öğrenici ve Personel Hareketliliği faaliyeti kapsamında 2018 yılı teklif çağrısı döneminde kabul listesinde yer alan projelerin uygulanabilmesi için proje sahibi kurumlar ile Başkanlığımız arasında hibe sözleşmesi imzalanması gerekmektedir. 

Bu çerçevede projenize ait hibe sözleşmesinin hazırlanabilmesi için aşağıda belirtilen işlem ve belgeler ivedilikle tamamlanmalıdır:

• Kurum adında bir değişiklik söz konusu ise, güncel hali Katılımcı Portalına işlenmelidir.

• Vadesiz Avro hesabı: Projeye özel, kurumsal, vadesiz Avro hesabı açılmalı ve hesap adında yararlanıcı kurumun adı yer almalıdır. Avrupa Birliği ve Uluslararası Kuruluşların Kaynaklarından Kamu İdarelerine Proje Karşılığı Aktarılan Hibe Tutarlarının Harcanması ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Yönetmelik’e tabi olan kurumlar için hesabın açılması dahil bu kapsamdaki tüm işlemlerin adı geçen yönetmelik ve diğer ilgili mevzuat çerçevesinde yürütülmesi gerekmektedir. 

• Sözleşme Bilgi Formu ve Proje Bilgi Formu: Başkanlığımıza ait TURNA elektronik proje yönetim sisteminde sırasıyla önce Sözleşme Bilgi Formunun sonra Proje Bilgi Formunun doldurularak “Gönder” komutunun verilmesi ve formlardan çıkılarak tekrar formlar üzerinde sağ tıklanıp, “Bitir” işleminin tamamlanması gerekmektedir.  Proje Bilgi Formunda yer alan “Faaliyet Detayları” başlığından kabul edilen azami hibeye ait gidilecek ülke, mesafe bandı, seyahat gün sayısı ve katılımcı sayısı bilgilerine ulaşılabilir.  

• Tüzel Kişilik Formu (Legal Entity Form): Bu formun güncel hali Katılımcı Portalına yüklenmelidir.

• Finansal Tanımlama Formu (Financial Identification Form): Bu formun güncel hali Katılımcı Portalına yüklenmelidir.

• Ortaklık Yetki Belgesi: Ulusal konsorsiyum halinde sunulan proje başvuruları için; ortaklık yetki belgeleri başvuru formuna eklenmemiş veya yasal temsilci değişikliği durumu haricinde konsorsiyum üyesi kurum bilgilerinde değişiklikler olmuş ise,  Ortaklık Yetki Belgesinin  (Mandate) imza işlemlerinin tamamlanarak taranmış nüshalarının Ulusal Ajans’ta projenizden sorumlu uzmana e-posta yoluyla gönderilmesi.

• Proje Yönetimi ve Hareketlilik Faaliyetine İlişkin Taahhüt: Ev sahibi kurum ile mutabakata varılan yurtdışı hareketlilik faaliyetine ilişkin programın e-posta yolu ile usulüne uygun teyidi alınması ve teyit çıktılarının proje dosyasında muhafaza edilmesinden sonra TURNA sisteminden indirilip imzalanacak ve mühürlenecek olan Proje Yönetimine ve Yurtdışı Faaliyete İlişkin Taahhüt adlı belgenin taranmış halinin varsa sözleşme öncesi diğer belgeler ile birlikte e-posta yoluyla Başkanlığımızda görevli projenizden sorumlu uzmana iletilmelidir. Yurt dışı teyitlere ilişkin detaylı bilgi ve uyarılar proje sahibi kurumların e-posta adreslerine gönderilmiştir.  

Başvuru sahibi özel bir şirket ise, yukarıda sayılan işlemler ve belgeler dışında, Tüzel Kişilik Formu (Legal Entity Form) ve Finansal Tanımlama Formunun (Financial Identification Form)  onaylı güncel halleri Katılımcı Portalına yüklenmeli ve aşağıdaki belgeler posta/kargo yoluyla veya elden Başkanlığımıza ulaştırılmalıdır:

• Şirket Ana Sözleşmesi: Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan şirket ana sözleşmesinin noter onaylı bir sureti, 

• Vergi borcu olmadığına ilişkin belge: Şirketin vergi borcu olmadığını gösteren yeni tarihli belge,

• Sigorta pirim borcu olmadığına ilişkin belge: Şirketin sigorta pirim borcu olmadığını gösteren yeni tarihli belge,

• Faaliyet belgesi: İlgili odadan alınacak şirketin halen faaliyette olduğunu gösterir yeni tarihli belge, 

• İmza sirküleri: Hibe sözleşmesini imzalamaya yetkili kişinin noter onaylı imza sirküleri,  

• Şirket adına imzaya yetkili olduğunu gösteren belge: Hibe sözleşmesini imzalayacak kişi veya kişilerin şirket adına yetkili olduklarını gösteren yönetim kurulu kararı   

• Bilanço: Şirkete ait bilanço, mali müşavir, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci tarafından onaylı ve son mali yıla ait olmalıdır.

Başvuru sahibi bir sivil toplum kuruluşu ise, yukarıda sayılan işlemler ve belgeler dışında, Tüzel Kişilik Formu (Legal Entity Form) ve Finansal Tanımlama Formunun (Financial Identification Form)  onaylı güncel halleri Katılımcı Portalına yüklenmeli ve aşağıdaki belgeler posta/kargo yoluyla veya elden Başkanlığımıza ulaştırılmalıdır:

• Tüzel Kişilik Formu (Legal Entity Form): Bu formun güncel halinin Katılımcı Portalına yüklenmelidir.

• Finansal Tanımlama Formu (Financial Identification Form): Bu formun güncel halinin Katılımcı Portalına yüklenmelidir.

• Kuruluş belgesi: Sivil toplum kuruluşunun kuruluşuna dayanak olan kanun, tüzük, sözleşme vb. belgelerin tasdikli birer örneği, 

• Faaliyet belgesi: Yetkili resmi kurumdan alınacak sivil toplum kuruluşunun halen faaliyette olduğunu gösterir yeni tarihli belge,  

• İmza sirküleri: Hibe sözleşmesini imzalamaya yetkili kişinin noter onaylı imza sirküleri,     

• Yönetim kurulu kararı: Hibe sözleşmesini imzalayacak kişi veya kişilerin kuruluş adına yetkili olduklarını gösteren yönetim kurulu kararı,  

• Bilanço veya işletme hesabı tablosu: Bilanço esasına göre çalışan sivil toplum kuruluşu için mali müşavir, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci tarafından onaylı son mali yıla ait bilanço; İşletme esasına göre çalışan kuruluş için son mali yıla ait işletme hesabı tablosu (Yasal temsilci ve muhasip üye tarafından imzalı). İşletme hesabı tablosu ilgili resmi kuruma bildirilen gelir-gider beyannamesiyle uyumlu olmalıdır