Avrupa Dayanışma Programının ülke merkezli tüm projelerinde yeralabilmek için gençlerin ve kuruluşların aşağıdaki süreçlerde anlatılan kayıt işlemlerini yapmaları beklenmektedir.
KURULUŞLAR/ RESMİ OLMAYAN GENÇLİK GRUPLARI İÇİN KAYIT İŞLEMLERİ
1. OID SÜRECİ: Avrupa Dayanışma Programının ülke merkezli projelerine başvuru yapmak isteyenlerin Organizasyon Kimliğine (Organisation ID, OID) sahip olması gerekmektedir. Katılımcı Kimlik Kodunun (PIC) yerine OID kullanılacaktır. Ancak, daha önce Erasmus+ Programına başvuruda bulunan ve PIC koduna sahip olanlara otomatik olarak OID atanmıştır. Atanmış olan OID, The Erasmus+ and European Solidarity Corps sayfasındaki “Search” alanına kurum/kuruluş adı veya “arama kriterlerini genişlet” butonu tıklanarak PIC kodu, vergi numarası vb. bilgiler girilerek öğrenilir. Önceki dönemlerde birden fazla PIC kodu almış olanlar, başvuru yapılacak programdan sorumlu birimle iletişime geçmelidir. Daha önce PIC kodu almamış olanlar ise yine The Erasmus+ and European Solidarity Corps sayfasında yer alan “Register my organisation” sekmesinden kayıt yaparak OID alabilir. “Register my organisation” sekmesinde açılan sayfada EU Login kullanıcı bilgisi ile giriş yapılması gerekmektedir. EU Login hesabı (eski adı ile ECAS hesabı) olanlar mevcut hesapları ile sisteme giriş yapabililer. EU Login hesabı olmayanlar ise “Create an account” sekmesini tıklayarak bir EU Login hesabı edinerek sisteme giriş yapar.
Kayıt yapılırken aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:
1) İlgili sisteme güncel bilgiler ile kayıt olunmalıdır.
2) OID, Erasmus+ programının tüm ülke merkezli proje başvurularında kullanılmak üzere bir kere alınmalıdır.
3) OID için kayıt oluştururken kaydı gerçekleştiren kişiye özgü kullanıcı adı ve şifreler yerine, her zaman hatırlanabilecek kullanıcı adı ve şifre tercih edilmelidir. Bu bilgiler sonraki dönem başvurularında da kullanılmak üzere ilgili kişilerin erişimine olanak sağlayacak şekilde muhafaza edilmelidir.
4) Kayıt formundaki tüm bilgiler girildikten ve kayıt gerçekleştirildikten sonra sistem OID’yi otomatik üretir.
5) OID, "E" harfi ile başlayan ve 8 rakamla devam eden bir numaradır (Örneğin: E12345678). OID kayıt süreci ile ilgili detaylı bilgilere Avrupa Komisyonu tarafından hazırlanan sayfadan ulaşılabilir.
2. PASS SÜRECİ: Kuruluşlar Avrupa Dayanışma Programı kapsamında yapacakları gönüllülük faaliyeti ve dayanışma projeleri için, gönüllüleri/katılımcıları Avrupa Dayanışma Programı Placement Administration and Support System (PASS) Portalına girmek suretiyle seçebilirler. Placement Administration and Support System (PASS) PASS, uygun kuruluşların Avrupa Dayanışma Programı katılımcılarını aramak ve irtibat kurmak için tasarlanmıştır. Sisteme erişebilmek için kuruluşlara önce Avrupa Dayanışma Programına bağlı AB programlarından biri altında yetki verilmelidir. Yetkili kuruluşlar, PASS kullanmaya başlamak için hangi programla ilişkili olduklarına bağlı olarak aşağıdaki yollardan birini kullanmalıdır:
A) Kuruluşun bir Kalite Sertifikası varsa, kuruluşun Kalite Sertifikası kabul kararında listelenen personeli, mevcut AB Giriş / ECAS hesapları aracılığıyla PASS'a otomatik olarak erişebilir. Kuruluşlar, Ulusal Ajanslarına başvurarak kimlerin Kalite Sertifikasında yer aldığını tam olarak kontrol edebilir.
B) Kuruluşun Erasmus + Avrupa Gönüllü Hizmeti kapsamında akredite olması durumunda, kuruluşun EVS akreditasyonunda bulunan kişileri mevcut AB Giriş / ECAS hesapları aracılığıyla PASS'a otomatik olarak erişmeleri sağlanır. Kuruluşlar, Ulusal Ajanslarına başvurarak kimlerin AGH Akreditasyonunda yeraldığını tam olarak kontrol edebilir. Tüm yetkili kullanıcılar:
1. Avrupa Gençlik Portalı sayfasının altında yeralan “Administrator login" butonuna tıklamalıdır.
2. Sisteme giriş yapmak için AB Giriş/ ECAS hesaplarını kullanmalıdır.
3. Giriş yaptıktan sonra kullanabilecekleri çevrimiçi araçlar listesinden "Avrupa Dayanışma Programı PASS" seçeneğini seçmelidirler. PASS Teknik Destek ve Kullanıcı Kılavuzu PASS’e erişme ve kullanma konusunda yardım için lütfen teknik destek sayfasına gidiniz. Güncel PASS kullanıcı kılavuzu için lütfen tıklayınız.
GENÇLER İÇİN KAYIT İŞLEMLERİ.
Avrupa Dayanışma Programının tüm faaliyetleri için gençlerin Avrupa Gençlik Portalına kayıt olmaları gerekmektedir. Gençler portaldan kendilerine uygun gönüllülük fırsatlarını araştırabilirler. Gençler 17 yaşındayken portala kayıt olabilir ancak 18 yaşına kadar herhangi bir projeye başlayamazlar. Avrupa Dayanışma Programının projeleri 18-30 yaş aralığını kapsamaktadır. Avrupa Gençlik Portalına üye olan gençlere, sistem üzerinden 10 haneli Participant Reference Number (PRN) kodu verilecektir. Bu kod gençlerin yer almak istedikleri Avrupa Dayanışma Programı projelerinde, başvuru sahibi tarafından başvuru formu doldurma aşamasında, katılımcı seçiminde, nihai rapor aşamasında kullanılacaktır.
Gençler; Avrupa Dayanışma Programı Portalına kayıt olduktan sonra özgeçmiş ve motivasyon mektuplarını kuruluşlara iletmek suretiyle, kuruluşlar tarafından da uygun görüldükleri takdirde bir projenin içinde yer alabilirler. Kalite Sertifikasına sahip (Akredite olmuş) kuruluş listesine, ilgili sayfada yeralan belirli filtreleme yöntemleri ile erişilebilir.