Kalite Sertifikasına, yasal olarak program ülkelerinde veya ortak ülkelerde kurulmuş olan kurum/kuruluş lar başvurabilir. Kalite Sertifikası alabilmek için, kuruluşun tüzel kişiliğe sahip olması gerekmektedir. Lider rolüne başvuru yapabilmek için başvuru sahibi kurum/kuruluşun en az 1 (bir) yıl önce yasal olarak kurulmuş olması gerekmektedir.

Tüm program süresini kapsamaktadır (2021-2027).

Başvurular Türkiye Ulusal Ajans'ına Erasmus+ ve ESC Platformu üzerinden yapılır.

Kalite sertifikası başvuruları tüm program dönemi boyunca herhangi bir zamanda yapılabilir.

Avrupa Dayanışma Programının ülke merkezli tüm projelerinde yeralabilmek için gençlerin ve kuruluşların aşağıdaki süreçlerde anlatılan kayıt işlemlerini yapmaları beklenmektedir.

KURULUŞLAR/ RESMİ OLMAYAN GENÇLİK GRUPLARI İÇİN KAYIT İŞLEMLERİ

1. OID SÜRECİ: Avrupa Dayanışma Programının ülke merkezli projelerine başvuru yapmak isteyenlerin Organizasyon Kimliğine (Organisation ID, OID) sahip olması gerekmektedir. Katılımcı Kimlik Kodunun (PIC) yerine OID kullanılacaktır. Ancak, daha önce Erasmus+ Programına başvuruda bulunan ve PIC koduna sahip olanlara otomatik olarak OID atanmıştır. Atanmış olan OID, The Erasmus+ and European Solidarity Corps sayfasındaki “Search” alanına kurum/kuruluş adı veya “arama kriterlerini genişlet” butonu tıklanarak PIC kodu, vergi numarası vb. bilgiler girilerek öğrenilir. Önceki dönemlerde birden fazla PIC kodu almış olanlar, başvuru yapılacak programdan sorumlu birimle iletişime geçmelidir. Daha önce PIC kodu almamış olanlar ise yine The Erasmus+ and European Solidarity Corps sayfasında yer alan “Register my organisation” sekmesinden kayıt yaparak OID alabilir. “Register my organisation” sekmesinde açılan sayfada EU Login kullanıcı bilgisi ile giriş yapılması gerekmektedir. EU Login hesabı (eski adı ile ECAS hesabı) olanlar mevcut hesapları ile sisteme giriş yapabililer. EU Login hesabı olmayanlar ise “Create an account” sekmesini tıklayarak bir EU Login hesabı edinerek sisteme giriş yapar.

Kayıt yapılırken aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:

1) İlgili sisteme güncel bilgiler ile kayıt olunmalıdır.

2) OID, Erasmus+ programının tüm ülke merkezli proje başvurularında kullanılmak üzere bir kere alınmalıdır.

3) OID için kayıt oluştururken kaydı gerçekleştiren kişiye özgü kullanıcı adı ve şifreler yerine, her zaman hatırlanabilecek kullanıcı adı ve şifre tercih edilmelidir. Bu bilgiler sonraki dönem başvurularında da kullanılmak üzere ilgili kişilerin erişimine olanak sağlayacak şekilde muhafaza edilmelidir.

4) Kayıt formundaki tüm bilgiler girildikten ve kayıt gerçekleştirildikten sonra sistem OID’yi otomatik üretir.

5) OID, "E" harfi ile başlayan ve 8 rakamla devam eden bir numaradır (Örneğin: E12345678). OID kayıt süreci ile ilgili detaylı bilgilere Avrupa Komisyonu tarafından hazırlanan sayfadan ulaşılabilir.

2. PASS SÜRECİ: Kuruluşlar Avrupa Dayanışma Programı kapsamında yapacakları gönüllülük faaliyeti ve dayanışma projeleri için, gönüllüleri/katılımcıları Avrupa Dayanışma Programı Placement Administration and Support System (PASS) Portalına girmek suretiyle seçebilirler. Placement Administration and Support System (PASS) PASS, uygun kuruluşların Avrupa Dayanışma Programı katılımcılarını aramak ve irtibat kurmak için tasarlanmıştır. Sisteme erişebilmek için kuruluşlara önce Avrupa Dayanışma Programına bağlı AB programlarından biri altında yetki verilmelidir. Yetkili kuruluşlar, PASS kullanmaya başlamak için hangi programla ilişkili olduklarına bağlı olarak aşağıdaki yollardan birini kullanmalıdır:

A) Kuruluşun bir Kalite Sertifikası varsa, kuruluşun Kalite Sertifikası kabul kararında listelenen personeli, mevcut AB Giriş / ECAS hesapları aracılığıyla PASS'a otomatik olarak erişebilir. Kuruluşlar, Ulusal Ajanslarına başvurarak kimlerin Kalite Sertifikasında yer aldığını tam olarak kontrol edebilir.

B) Kuruluşun Erasmus + Avrupa Gönüllü Hizmeti kapsamında akredite olması durumunda, kuruluşun EVS akreditasyonunda bulunan kişileri mevcut AB Giriş / ECAS hesapları aracılığıyla PASS'a otomatik olarak erişmeleri sağlanır. Kuruluşlar, Ulusal Ajanslarına başvurarak kimlerin AGH Akreditasyonunda yeraldığını tam olarak kontrol edebilir. Tüm yetkili kullanıcılar:

1. Avrupa Gençlik Portalı sayfasının altında yeralan “Administrator login" butonuna tıklamalıdır.

2. Sisteme giriş yapmak için AB Giriş/ ECAS hesaplarını kullanmalıdır.

3. Giriş yaptıktan sonra kullanabilecekleri çevrimiçi araçlar listesinden "Avrupa Dayanışma Programı PASS" seçeneğini seçmelidirler. PASS Teknik Destek ve Kullanıcı Kılavuzu PASS’e erişme ve kullanma konusunda yardım için lütfen teknik destek sayfasına gidiniz. Güncel PASS kullanıcı kılavuzu için lütfen tıklayınız.

GENÇLER İÇİN KAYIT İŞLEMLERİ.

Avrupa Dayanışma Programının tüm faaliyetleri için gençlerin Avrupa Gençlik Portalına kayıt olmaları gerekmektedir. Gençler portaldan kendilerine uygun gönüllülük fırsatlarını araştırabilirler. Gençler 17 yaşındayken portala kayıt olabilir ancak 18 yaşına kadar herhangi bir projeye başlayamazlar. Avrupa Dayanışma Programının projeleri 18-30 yaş aralığını kapsamaktadır. Avrupa Gençlik Portalına üye olan gençlere, sistem üzerinden 10 haneli Participant Reference Number (PRN) kodu verilecektir. Bu kod gençlerin yer almak istedikleri Avrupa Dayanışma Programı projelerinde, başvuru sahibi tarafından başvuru formu doldurma aşamasında, katılımcı seçiminde, nihai rapor aşamasında kullanılacaktır.

Gençler; Avrupa Dayanışma Programı Portalına kayıt olduktan sonra özgeçmiş ve motivasyon mektuplarını kuruluşlara iletmek suretiyle, kuruluşlar tarafından da uygun görüldükleri takdirde bir projenin içinde yer alabilirler. Kalite Sertifikasına sahip (Akredite olmuş) kuruluş listesine, ilgili sayfada yeralan belirli filtreleme yöntemleri ile erişilebilir.

Başvurular, Avrupa Komisyonunun resmi internet sayfasında yayımlanan e-formlar (ESC50-QLA) aracılığıyla çevrimiçi olarak yapılır. Formlara ulaşmak için öncelikle kurumsal bir EU Login hesabı oluşturulmalıdır. Başvuru formu doldurulurken ilgili yıla ait Program Rehberi ve mevcut olması durumunda Türkiye Ulusal Ajansı tarafından yayımlanan başvuru rehberleri dikkate alınmalıdır. Başvuru için başvuru formunun doldurulmuş olması tek başına yeterli olmayıp başvuru formunda belirtilen tüm ek belgelerin de başvuru formuyla birlikte yüklenmesi gerekmektedir. Başkanlığınız nezdinde yürütülen, Avrupa Dayanışma Programı (ESC) kapsamındaki KALİTE SERTİFİKASI talebinde bulunmak için, aşağıda yer alan belgelerin ESC50-QLA kodlu Başvuru Formu‘nun ekler (annexes) kısmına yüklenmesi gerekmektedir.

Tüm proje başvuruları, değerlendirme sürecinin ilk aşamasında uygunluk kontrolüne tabi tutulur. Uygunluk kontrolünde başvurunun uygunluk kriterlerini taşıyıp taşımadığı değerlendirilir. İlgili yılın Program Rehberinde her proje türü için ilan edilen uygunluk kriterlerinin tamamının sağlanması gerekir. Kriterlerden birisinin sağlanmaması durumunda başvurular içerik değerlendirmesine alınmadan reddedilir ve ret gerekçesi yazılı olarak başvuru sahibine bildirilir.
Uygunluk kontrolünü geçen projeler içerik değerlendirilmesi yapılmak üzere dış değerlendiricilere atanır. Başvuru sahibinin başvuru formundaki sorulara verdiği cevaplar esas alınarak program rehberinde yer alan Kalite Ölçütleri çerçevesinde dış değerlendirciler tarafından içerik değerlendirmesi yapılır.

Kalite Sertifikası başvurusu sonuçlandırılan kurum ve kuruluşlara, e-posta ve/veya resmi yazı ile sonuç bildirilir ve AB Komisyonu nezdinde yürütülen Avrupa Gençlik Portalı'nda Komisyon veri tabanında yayımlanır. Başvurusu kabul edilen kurum/kuruluşlar ilk başvuru tarihinden itibaren Avrupa Dayanışma Programı (ESC) dahilindeki gönüllü kurum ve kuruluşlarına yönelik projeler için Başkanlığımıza ve AB Komisyonu Yürütme Ajansı’na başvuruda bulunabilir.

ESC 52 kodlu mevcut akreditasyon ve kalite sertifikasına sahip olan kuruluşların ESC 50 Kalite Sertifikasına başvuru yapması gerekir mi?

• İlk defa başvuru yapacaklar; sadece gönüllü kurum ve kuruluşlarla ortak projede yer almak istiyorlarsa  Ev sahibi ve/veya Destekleyen kuruluş olarak, ESC51 gönüllülük projelerine başvurarak hibe talebinde bulunabilmek için ise Lider kuruluş olarak başvurmaları gerekmektedir.
• ESC52 Kalite Sertifikasına sahip kuruluşlar; mevcut projelerde ortak olarak yer alabilirler, ESC51 gönüllülük projelerine başvurarak hibe talebinde bulunabilmek için Lider kuruluş olarak başvurmaları gerekmektedir.

Diğer taraftan, daha önce Akreditasyon veya Kalite Sertifikası bulunan kurum ve kuruluşlarımızın başvurularında geçerli olacak ilave hususlar aşağıdaki gibidir:

• Şu anda mevcut ESC52 Kalite Sertifikası başvurusu olanların, Lider kuruluş olarak başvurmaları halinde ESC50 kodlu başvuru formu ve ekler için de ESC52 için daha önce Ulusal Ajansa iletmiş olduğu eklerde değişiklik var ise (dernek adresi, yasal temsilci, proje sorumlusu v.b.) bu yeni eklerle birlikte sisteme yüklemeleri gerekmekte olup, daha sonra Başkanlığımızca yapılacak ön değerlendirme ve Komite süreçleri dahilinde başvurunuzun sonucu tarafınıza bilgi verilecektir.

Toplam 3 adet kalite sertifikası tipi bulunmaktadır. Bunlar:
Ev Sahibi Rolü– Ev sahipliği rolü bir katılımcıyı ağırlamakla ilgili tüm faaliyetleri kapsar; gönüllünün aktiviteleri için
bir program geliştirmeyi ve katılımcıya uygun olan tüm aşamalarda rehberlik ve destek sağlamayı içerir. Gönüllülük
faaliyeti ev sahibi rolüne sahip kurumlarca yürütülür.
Destekleyen Rolü: Destekleyen rolüyle katılımcıları yola çıkmadan önce destekleme (vize süreçlerinde destek gibi),
hazırlama ve/veya eğitme, katılımcılar ile ev sahibi kuruluşları arasında aracılık yapma ve/veya katılımcıların
faaliyetlerinden döndüklerinde destek sağlama görevlerini üstelenilir.
Lider rolü: Hibe başvurusu yapan, gönüllülük (ESC51) projeleri yöneten ve koordine eden kuruluşlar için geçerlidir. Bu rol bağımsız olarak verilemez; kuruluşların lider rolü alabilmeleri için ev sahibi ve/veya destekleyen rolü içeren bir Kalite Sertifikası alması gerekmektedir